第 4 章 — Lead Pipeline 操作

版本 v1.0 · 更新日期 2026-05-24 · 對象:一線業務

4.1 看板長怎樣

左側選單點 Opportunities(機會),上方下拉選 Lead Pipeline。每個欄位是一個「階段」,每張卡片是一個 名單(機會卡)。

4.2 11 個階段地圖

每張卡片在生命週期裡會走過下面這些階段。主流程記 1 → 7 就好,分支(8-11)只在「不繼續」或「資料壞掉」時用到。

主流程(7 階段)

#	階段	客人狀態	業務該做	下一步
1	尚未接觸	剛從 Paperform 或人工建檔進來,還沒打第一通電話	24 小時內首次聯繫	打通→2;打不到→隔天再撥,連 3 天沒通→11
2	已聯繫待回覆	已留言/訊息,對方還沒回	24-48 小時後追第二次	對方回→3;沒回→10
3	已聯繫評估資格	對方有回,正在了解需求	收集:興趣品牌/月採量/店型/統編	符合→4;不符→8
4	已聯繫符合資格	已判定值得寄樣	跑「送樣 SOP」(見 §4.5)	樣品寄出→5
5	已送樣待追蹤	樣品在路上 / 已到對方手上	系統自動發 7/30/60 天追蹤信;業務只需電話了解口感反饋	願意下單→6;沒興趣→8 或 10
6	合約簽署中	進入正式合作(合約 / 報價來回)	跟管理員協作建合約;同步把 統編 / 付款條件 填進聯絡人	首筆下單→系統自動移 7
7	Won ✅	已成交	不用手動移!SHOPLINE 下單瞬間系統自動搬卡並拿掉 lead 標籤(詳見 §4.6)	(終點)

分支(4 階段)

#	階段	什麼時候用
8	暫不符合條件	評估後判定目前不適合(店型/地區/量太小)— 可日後重評
9	拒絕	客人明確說不要,不再追
10	潛在繼續追蹤	暫時沒下文但值得長期經營;系統會在 90 天自動觸發長線培養
11	聯絡資訊有誤	電話打不通、email 退信 — 等管理員修資料

4.3 看板基本操作

拖卡換階段

滑鼠把卡片從一個欄位拖到另一個欄位。移到 Won ✅ / 拒絕 / 暫不符合條件 時 GHL 會跳確認(系統會把 status 設成 won / lost)。

看卡片詳情

點任一張卡片 → 跳出 Modal 對話框(不是右側 sidebar),顯示這張機會卡的完整資料 + 聯絡人資訊。可在這裡直接改 Stage / Status / Owner / Business Name 等欄位。

加備註(Note)

備註寫在聯絡人身上(不是卡片身上),所以同一位客戶的歷次互動都會留下來。寫法:

1. 進入聯絡人詳情頁(從卡片 Modal 點聯絡人名字,或從 Smart List 點進去)
2. 右側 icon 列點「Notes」(第 5 個 icon,顯示鉛筆圖示)
3. 面板上方點 Add note → 跳出 Title + Description 編輯框 → 輸入 → Save

4.4 SOP A — 新名單早晨處理

每天上班第一件事,約 8 分鐘跑完。

1. 看 Smart List「Lead」 — 路徑:Contacts → Smart Lists → Lead。按 Date Created 由新到舊排序,鎖定昨晚到今早新進的名單。
2. 逐筆判斷是不是真名單
   • 明顯亂填(電話 0000、email 假掉)→ 卡片移到 11. 聯絡資訊有誤
   • 疑似已存在客戶 → 比對後若同一人 → 通知 Leo 合併;若同公司不同窗口 → 在舊聯絡人的「別名_Aliases」欄位加註新名字
3. 打第一通電話 / 訊息
   • 通了 → Note 寫對話重點 → 卡片移 2. 已聯繫待回覆(若當下已進入需求討論,直接跳 3. 已聯繫評估資格)
   • 沒通但有留 LINE / 語音 → 卡片留在 1. 尚未接觸,隔天再打;連 3 天沒通 → 移 11
4. 填關鍵欄位(Paperform 帶進來的可能不齊):詢問來源管道 / 感興趣品牌 / 感興趣品項 / 月採購量 / 店鋪所在地區。這 4 個欄位填齊系統才能正確分類 B2B / B2C。

4.5 SOP B — 送樣流程

從「符合資格」到「樣品已寄出」這段。

1. 卡片在 4. 已聯繫符合資格 階段
2. 在聯絡人填:
   • 樣品寄送地址(sample_ship_address)
   • 感興趣品項(interested_items)— 決定要寄哪幾瓶
3. 跟出貨人員交接寄樣
4. 寄出當天回卡片:
   • 卡片移到 5. 已送樣待追蹤
   • 聯絡人填 樣品寄送日期(sample_ship_date)— 這欄會觸發系統在 7 天後自動發追蹤 email
   • Note 寫:寄了哪些品項、宅配單號
5. 接下來 7 / 30 / 60 天系統自動發 3 封追蹤信。業務只需在客戶有反饋時電聯跟進。

結案分支

• 客人願意下單 → 移到 6. 合約簽署中
• 客人明確說不要 → 9. 拒絕 或 10. 潛在繼續追蹤
• 樣品被退回 → 見第 8 章「場景式 SOP — 樣品被退回」

4.6 為什麼成交不用手動移到 Won

業務最常問:「我跟客人談好了,為什麼不能自己拖到 Won?」答:可以,但建議不要。

系統做了什麼

客人在 SHOPLINE 下任何訂單(刷卡或月結都算)→ 訂單透過 webhook 傳到 n8n → n8n 用 email / 電話 / 統編 比對到對應聯絡人 → 自動做 3 件事:

1. 找出該聯絡人在 Lead Pipeline 的開啟中卡片 → 移到 7. Won ✅
2. 拿掉 lead 標籤
3. 更新累計消費額(Won 卡的金額會自動帶最新累計消費,不需手動算)

手動移的後果

例外

4.7 相關欄位附錄

聯絡人(Lead 相關)

欄位	fieldKey	用途
詢問來源管道	contact.inquiry_source	名單來源
感興趣品牌	contact.interested_brand	寄樣 / 介紹品時參考
感興趣品項	contact.interested_items	決定寄哪些樣
月採購量_預估	contact.monthly_purchase_estimate	評估資格
店鋪所在地區	contact.store_region	物流安排
樣品寄送地址	contact.sample_ship_address	送樣用
樣品寄送日期	contact.sample_ship_date	觸發追蹤信
樣品追蹤備註	contact.sample_tracking_note	寄樣後的口感回饋
別名_Aliases	contact.aliases	同人多名字
LINE_ID	contact.line_id	客人 LINE
統一編號	contact.tw_business_id	簽約 / 月結用
業務負責人	contact.sales_owner	誰負責

對應的自動化(workflow)

Workflow	觸發	做什麼
#06 Lead新進名單通知	進入「尚未接觸」	推 GHL App 通知業務
#07 Lead 符合資格樣品通知	進入「已聯繫符合資格」	推播提醒安排寄樣
#08 Lead樣品寄出追蹤	進入「已送樣待追蹤」	自動發 7/30/60 天追蹤 email + App 推播
#09 Lead長線培養90天	進入「潛在繼續追蹤」	90 天後推季度問候提醒
#10 Paperform樣品索取收單	Paperform 表單送出	自動建檔 + 建卡到「尚未接觸」

本章編寫於 2026-05-24 · 所有事實層已對照 GHL API 即時核對 · 出包找 Leo <[email protected]>