第 5 章 — AR 應收帳款(★ 最重要)
本章內容
- 5.1 AR Tracker 看板長怎樣
- 5.2 7 個帳齡階段
- 5.3 SOP A — 每日早晨催收
- 5.4 SOP B — 收到匯款後結案
- 5.5 帳齡為什麼是自動算的(不要手動改)
- 5.6 90 天以上 — 不要自己發信
- 5.7 相關欄位附錄
5.1 AR Tracker 看板長怎樣
左側選單點 Opportunities(機會),上方下拉選 應收帳款 AR Tracker。每個欄位是一個「帳齡階段」,每張卡片是一筆未收的發票或月結訂單。
圖 5.1 — AR Tracker 看板,7 個帳齡階段橫向排列;每張卡片標示訂單號 + 客戶 + 金額
5.2 7 個帳齡階段
卡片會依「距到期日多少天」自動落在以下階段。業務不需要也不應該手動改階段(詳見 §5.5)。
1. Current 未到期→
2. 1-30 天逾期→
3. 31-60 天逾期 ⚠️→
4. 61-90 天逾期 🔴→
5. 90+ 天高風險 🚨
結案分支 →
6. 已收款 ✅
7. 呆帳／法務處理
| # | 階段 | 意義 | 業務該做 |
|---|---|---|---|
| 1 | Current 未到期 | 還沒到客戶承諾的付款日 | 不用催;確認下月會收到 |
| 2 | 1-30 天逾期 | 過了到期日 1-30 天 | 第一輪電話/LINE 提醒(柔性語氣) |
| 3 | 31-60 天逾期 ⚠️ | 逾期 1-2 個月 | 第二輪 + email 正式催收,問清楚卡點 |
| 4 | 61-90 天逾期 🔴 | 逾期 2-3 個月 | 上報主管,評估暫停出貨 |
| 5 | 90+ 天高風險 🚨 | 逾期超過 3 個月 | 主管接手,不要自己發信(見 §5.6) |
| 6 | 已收款 ✅ | 對方匯款已到帳 | 填「已收金額」並把卡片移到此階段(見 §5.4) |
| 7 | 呆帳/法務處理 | 判定收不回來,進入法務 | 業務不主動移,由主管決定 |
5.3 SOP A — 每日早晨催收
- 打開 Opportunities → 應收帳款 AR Tracker
- 從右往左看:「31-60 天逾期 ⚠️」(優先) → 「1-30 天逾期」
- 每張卡片做 3 件事:
- 點開卡片 → Notes tab,看上一次的催收紀錄
- 致電/LINE 客戶(語氣依階段調整,1-30 柔性、31-60 加重)
- 對話完成 → 在 Notes 寫:聯繫時間 + 對方說法 + 預計匯款日
- 客戶承諾匯款日 → 回卡片「AR - Opportunity」tab → 填「催收備註」欄位摘要
- 沒接通 → Notes 寫「X 月 X 日 X 時致電未接」
「Current 未到期」階段不用每天看 — 它會自動過期掉到 1-30 天;每週掃一次確認下個月應收金額即可。
5.4 SOP B — 收到匯款後結案
對方匯款入帳 → 業務做 3 步收尾。
- 打開該筆 AR 卡片(用發票號 / 統編 / 客戶名搜)
- 切到 「AR - Opportunity」 tab,找到「已收金額」欄位 → 填入實際收到金額(NT$)
- 全額收到 → 填總金額(例 NT$ 13,339)
- 部分收到(分次匯款)→ 填累計已收金額
- 確認 未收金額 自動更新(總金額 − 已收金額)。全額收清後:
- 切回「Opportunity Details」tab
- Stage 下拉選 「已收款 ✅」
- 右下角按 Update
圖 5.4 — 卡片 Modal「AR - Opportunity」tab 顯示帳齡 / 總金額 / 未收 / 已收金額 / 催收備註 / 運費 等欄位
移到「已收款 ✅」之後:卡片從帳齡欄位消失,進入結案;統計報表會自動加進「本月已收」。不用通知主管,系統自動記。
5.5 帳齡為什麼是自動算的(不要手動改)
每天清晨 09:01,系統會跑一支自動化(n8n Flow 3)— 把所有未結案 AR 卡的「到期日」與「今天」比較,自動算帳齡,並把卡片搬到對應階段。
如果你手動拖卡換階段
- 當下你看到卡片在你拖到的位置,但隔天清晨 09:01 系統會自動算回去(根據真實到期日)
- 過程中如果觸發了 workflow 通知(例如「AR 催收 31-60 天」),會發出錯誤的催收 email 給客戶
- 同事看到階段不對會困惑
正確做法
- 不要拖卡換帳齡階段 — 那是系統的工作
- 客戶說延後付款 → 在 Notes / 催收備註寫清楚,不要改到期日
- 到期日真的要改(例如客戶簽訂正式延期)→ 通知 Leo 統一改,他會更新後台
- 業務唯一會手動移的階段:「已收款 ✅」(收款結案,§5.4)
5.6 90 天以上 — 不要自己發信
逾期超過 90 天的客戶屬於高風險呆帳候選,處理需要法務 + 主管共同判斷。
業務在 90+ 天階段絕對不要做的事:
- ❌ 自行發催收信、存證信函
- ❌ 在 LINE / 電話用威脅性言詞
- ❌ 主動承諾「給優惠了結」或「打折」
- ❌ 自己決定移到「呆帳/法務處理」
你該做的:卡片進到 「90+ 天高風險 🚨」 階段 → GHL App 會自動推播 → 看到推播就 LINE 通知 Leo 主管 → 由主管決定下一步(可能進入法務、寫和解協議、或暫緩追討)。
5.7 相關欄位附錄
機會卡欄位(AR Opportunity)
| 欄位 | fieldKey | 用途 |
|---|---|---|
| 發票號碼 | opportunity.invoice_number | 對應 SHOPLINE / 紙本發票 |
| 開立日期 | opportunity.issue_date | 系統算帳齡的起點 |
| 到期日 | opportunity.due_date | 真正觸發帳齡的欄位(別亂改) |
| 總金額 | opportunity.total_amount | 應收總額(含稅含運) |
| 未稅金額 | opportunity.subtotal | 未稅小計 |
| 稅額 | opportunity.tax_amount | 5% 營業稅 |
| 運費 | opportunity.shipping_fee | 運費 |
| 已收金額 | opportunity.amount_received | 業務收款後手動更新 |
| 未收金額 | opportunity.amount_outstanding | 總額 − 已收(系統自動) |
| 帳齡區間 | opportunity.aging_bucket | Current / 1-30 / 31-60 / 61-90 / 90+(系統自動) |
| 催收備註 | opportunity.collection_note | 業務寫的催收進度摘要 |
| 品項描述 | opportunity.item_description | 該筆訂單內容 |
| 數量_箱 | opportunity.quantity_cases | 該筆箱數 |
| 數量_瓶 | opportunity.quantity_bottles | 該筆瓶數 |
| 品牌 | opportunity.brand | KIMINO / S.C. Lab |
| PO_Number | opportunity.po_number | 有客戶採購單號才填 |
對應的自動化(workflow)
| Workflow | 觸發 | 做什麼 |
|---|---|---|
| #01 AR 到期前 3 天提醒 | 到期日前 3 天 | 推 App 通知 + 寄 email 給客戶 提醒準備匯款 |
| #02 AR 逾期 1-30 天通知 | 進入「1-30 天逾期」 | 推 App + 客戶 email 第一輪催收 |
| #03 AR 催收 31-60 天 | 進入「31-60 天逾期 ⚠️」 | 推 App + 客戶 email 語氣加重 |
| #04 AR 逾期 61-90 天通知 | 進入「61-90 天逾期 🔴」 | 上報主管 + 客戶 email |
| #05 AR 逾期 90 天以上通知 | 進入「90+ 天高風險 🚨」 | 主管/法務接手通知(無客戶 email) |
| n8n Flow 3 每日 09:01 | 每日 cron | 重算所有 AR 卡片的帳齡並自動搬階段 |
