第 6 章 — SHOPLINE 訂單同步(★ 第二容易出包)
本章內容
- 6.1 訂單怎麼自動進 CRM(資料流)
- 6.2 標籤含義對照 — 看 tag 就知道訂單狀態
- 6.3 ★ AR 訂單 SOP — 統編沒帶到怎麼補
- 6.4 ★ 月結放行 SOP — SHOPLINE「已付款」≠ 真的收到錢
- 6.5 訂單沒進 CRM?排查順序
- 6.6 同人多訂單 vs 同公司多窗口
6.1 訂單怎麼自動進 CRM(資料流)
客戶在 SHOPLINE B2B 商店(ohnainc.com)下單後,訂單不用人工同步 — 系統會自動處理:
SHOPLINE 客戶下單
↓ (1-5 分鐘內)
SHOPLINE webhook 推送到 n8n(Zeabur 上)
↓
n8n 解析訂單 → 判斷 AR / 一般訂單 → 抓 contact
↓
GHL 自動處理 →
• AR 訂單:建 AR Tracker 卡 + 更新累計消費 + 寫 Note
• 一般訂單:upsert 下單人 contact + 更新累計消費 + 寫 Note
↓
如果該客戶在 Lead Pipeline 還有開啟中卡片 → 自動移到 Won ✅
↓ (1-5 分鐘內)
SHOPLINE webhook 推送到 n8n(Zeabur 上)
↓
n8n 解析訂單 → 判斷 AR / 一般訂單 → 抓 contact
↓
GHL 自動處理 →
• AR 訂單:建 AR Tracker 卡 + 更新累計消費 + 寫 Note
• 一般訂單:upsert 下單人 contact + 更新累計消費 + 寫 Note
↓
如果該客戶在 Lead Pipeline 還有開啟中卡片 → 自動移到 Won ✅
圖 6.1 — SHOPLINE 月結訂單同步進 CRM 後,自動在 AR Tracker「Current 未到期」階段建立 AR 卡(例:訂單 20260524043019137 / 小島一隅)
判斷 AR vs 一般訂單的關鍵 — 統一編號
n8n 看訂單裡的 3 個地方找統編:
- 訂單發票資料的
tax_id(客戶結帳時填的統編) - 訂單標籤(tags)裡的 8 位數字
- 訂單備註(order_remarks)裡的 8 位數字
找到的統編 → 比對 CRM 內的 AR 客戶名冊(由 customer tag + tw_business_id 欄位構成)→ 對得到 = AR 訂單,對不到 = 一般訂單。
6.2 標籤含義對照 — 看 tag 就知道訂單狀態
n8n 同步訂單時會自動在聯絡人 / AR 卡加標籤。看標籤就知道狀態:
| 標籤 | 含義 | 該做什麼 |
|---|---|---|
shopline訂單 | 該聯絡人至少有 1 筆 SHOPLINE 訂單記錄 | 不用動,系統自動加 |
customer | 月結 AR 客戶(在 AR 月結 Smart List) | 不用動 |
月結客戶 | AR 訂單建卡時加(語意 = customer 的中文版) | 不用動 |
待判定 ⚠️ | 統編比對到 AR 客戶 + 訂單狀態是 pending — 表示是 AR 訂單但還沒收款放行 | 確認對方下單意願 → 主管放行(改 SHOPLINE 訂單狀態) |
待付款 | 一般客戶(非 AR)的訂單,狀態 pending | 跟客戶確認匯款,不是 AR 流程 |
信用凍結 | 該 AR 客戶有信用問題,需暫停出貨 | 看到 → 不出貨,通知主管 |
vip客戶 | 重點客戶 | 優先處理 |
b2b / b2c | n8n 自動分流(b2b 商品 / 統編 / lead 表單 → b2b) | 報表分群用 |
圖 6.2 — 路易奇電力(AR 月結客戶)的標籤:
ar_overdue_90plus + ar_overdue_60 + customer6.3 ★ AR 訂單 SOP — 統編沒帶到怎麼補
有時候 AR 客戶下單時沒填統編,或填錯 → n8n 不知道這是 AR 單 → 進到 CRM 變成「一般訂單」(掛在下單人個人帳號上,不是 AR 公司帳戶)。
怎麼發現
- SHOPLINE 訂單看起來是該 AR 公司的人下的,但 CRM 內沒看到對應的 AR 卡
- 下單人 contact 進到 CRM 變成獨立帳號(掛
shopline訂單+b2b或b2c,沒customer)
修正 SOP(超重要)
- 到 SHOPLINE 後台 → 該訂單詳情頁
- 在訂單「標籤(Tags)」欄位加一個 = 8 位統編數字的標籤(例如
83967560) - 儲存訂單 — SHOPLINE 會自動觸發 order/update webhook
- 等 1-5 分鐘 → n8n 重新處理該訂單 → 抓到統編 tag → 自動把訂單記到 AR 公司帳戶 + 建 AR 卡
- (可選)到 CRM 確認 AR Tracker 多了一張新卡 + 該 AR 公司的累計消費更新
為什麼這樣設計:統編是 AR 客戶在會計系統的唯一識別。簽約人(老闆) ≠ 下單人(採購助理) ≠ email 帳號 — 只有統編是 100% 穩定的對應鑰匙。
6.4 ★ 月結放行 SOP — SHOPLINE「已付款」≠ 真的收到錢
業務最容易搞混的概念:在 SHOPLINE 訂單上把狀態改成「已付款」,不是表示真的收到匯款 — 那只是「放行出貨」的動作。月結客戶都是 Net 30 / 45 / 60 天後才匯,在 SHOPLINE 改「已付款」只是讓出貨流程繼續走。
正確流程
| 階段 | SHOPLINE 訂單狀態 | CRM AR 卡片狀態 | 意義 |
|---|---|---|---|
| 1. 客戶下單 | pending | (尚未建) | 等待業務 / 主管確認 |
| 2. 業務確認 OK 要出貨 | 業務 / 主管改成「已付款」 | n8n 自動建 AR 卡(Current 未到期) | 「放行出貨」,不代表真收錢 |
| 3. 商品出貨 | 已付款 + 已出貨 | 仍在 Current | 等對方收貨 |
| 4. 系統算帳齡 | (同上) | 到期日後系統自動移階段 | 業務開始催收(第 5 章) |
| 5. 對方真的匯款到帳 | (無變化) | 業務手動更新「已收金額」+ 移到 已收款 ✅ | 結案(第 5 章 §5.4) |
第 2 步「已付款」是放行(不收錢) ; 第 5 步 CRM 移已收款(才是真收錢)。兩個動作不在同一個系統,不要搞混。
6.5 訂單沒進 CRM?排查順序
- 等 10 分鐘 — SHOPLINE webhook 偶爾延遲,先等一下再看
- SHOPLINE 訂單狀態是否是 cancelled / failed / expired? — n8n 會跳過這類訂單(設計上不入帳)
- SHOPLINE 訂單付款狀態是否是 pending? — 一般訂單 pending 會以
待付款tag 進來,AR 訂單 pending 則是待判定。如果完全沒進,可能 webhook 沒送出 - 用該訂單 email / 電話到 CRM 搜尋 — 該聯絡人可能已存在,只是訂單沒掛上去
- 還是沒進 → 把 SHOPLINE 訂單編號傳給 Leo,他查 n8n 執行記錄(
https://leo20817.zeabur.app)
6.6 同人多訂單 vs 同公司多窗口
同一個下單人,下了多筆訂單
- 非 AR(一般訂單):每筆訂單都會更新該 contact 的累計消費 + 寫一筆 Note;不會建多個 contact
- AR 訂單:每筆訂單會在 AR 公司帳戶建一張獨立 AR 卡(可以同時存在多張未結案)
同公司不同人下單
- 非 AR:每個下單人是獨立 contact,不會自動合併。如果想集中報表,通知 Leo 手動歸戶
- AR:不管哪位下單人,只要訂單有正確的 AR 公司統編 → 全部記到該 AR 公司帳戶。Notes 內會記下單人的 email,方便追問
看 Notes 找下單人:AR 公司帳戶下會看到「SHOPLINE 訂單 XXX / 下單人:王小姐([email protected])」這樣的記錄。要找誰下的單就看 Notes。
