Ohana CRM 使用手冊

📘 Ohana CRM 使用手冊 — 目錄

May 27, 2026

版本 v1.1 · 更新日期 2026-05-24 · Ohana 國際 CRM 完整使用手冊(Part A + B 全 17 章 LIVE)

這是 Ohana 國際(KIMINO + S.C. Lab)內部 CRM 的使用手冊,共 17 章(Part A 業務 9 章 + Part B 主管 8 章)。系統建在 GoHighLevel(白標 Hexona),涵蓋客戶管理、Lead 名單追蹤、AR 應收帳款、SHOPLINE 訂單同步、自動化通知、整合維運等。

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推薦閱讀路徑

🆕 新進業務(第一週):依序看 1 → 2 → 3 → 4 → 5 ★ → 6 ★ · 約 30 分鐘讀完

🚨 每日早晨必跑:5. AR §5.3 早晨催收 + 4. Lead §4.4 新名單早晨處理

🆘 遇到狀況查找:先翻 9. FAQ → 沒答案翻 8. 場景式 SOP → 還是不會 → 寄信 Leo

⚙️ 系統設定 / 管理員操作:從 B1 系統架構開始 → B2-B8 視需要查

Part A — 一線業務手冊(9 章)

系統介紹

這套系統是什麼、能做什麼、跟 SHOPLINE / Paperform / n8n 怎麼串

登入與基本介面

登入網址、12 項主選單、Cmd+K 全文搜尋、手機 App 推播設定

聯絡人管理

5 個 Smart List 客群、5 種搜尋方式、聯絡人詳情頁、關鍵欄位

Lead Pipeline 操作

11 階段地圖、看板操作、SOP A 新名單早晨、SOP B 送樣、Won 自動化說明

AR 應收帳款

7 個帳齡階段、每日催收 SOP、收款結案 SOP、為什麼帳齡不要手動改、90+ 天處理。業務每日必看

SHOPLINE 訂單同步

訂單怎麼自動進 CRM、標籤對照、AR 統編補標 SOP、月結放行 ≠ 真收錢、訂單沒進排查

自動化通知

3 種接收管道、GHL App 推播必裝、10 支 workflow 對照、系統自動寄客戶 email

場景式 SOP

客人來電/沒收到東西/改店名/樣品退回/月結轉換/多名字/分期等 7 個日常場景

疑難排解 FAQ

找不到客戶/訂單沒進來/沒收到推播/重複聯絡人等 8 個常見問題排查

Part B — 主管 / 管理員手冊(8 章 LIVE ✅)

系統架構總覽

三大組件(GHL / n8n / SHOPLINE)+ 三條資料流 + 託管位置 + 關鍵 ID 速查

新 AR 客戶上線 SOP

必填 5 欄位、加 customer tag、6 小時 n8n 自動同步、首單檢查

Pipeline / Stage 維護

兩條 pipeline 結構、改 stage 的注意事項、PIT scope 限制

Workflow 自動化清單

10 支 workflow 詳細表(ID / 觸發 / step)、修改注意事項、n8n webhook 配對

報表與 KPI

KPI 對應、GHL Reporting 能力、累計消費額口徑、深度報表方案

整合維運

n8n 三條 flow 架構、SHOPLINE 同步 flow 細節、健康檢查、PIT 輪替 SOP

客製化欄位 / 標籤 / Smart List

Custom Field 命名 + dataType、Tags 27 個分類、Smart List 建立 SOP

災難復原 / 備份

各組件備份策略、Export SOP、4 種災難情境演練、月度健檢清單

支援 / 回報

任何問題 → 寄信給 Leo · [email protected]
寫信時附上:你想做什麼 / 卡在哪一步 / 截圖 / 對應的聯絡人 email / 訂單號(如果跟資料相關)

索引最後更新 2026-05-24 · 手冊章節持續迭代 · 同一個問題被問 2 次以上 → 補進 FAQ

Leo